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秘書處

文書處理

減紙小撇步

減紙小撇步 節能救地球


第1步 雙面列印公文書
  • 公文書請採雙面列印(書證類、公告類除外)。

第2步 機關群組不展開
  • 受文者得以群組名稱表示者,應直接以該群組名稱呈現、列印或轉交換檔,不可將群組展開。

 

  • 受文者如得以明確之總稱概括表示時,應避免採分別逐一書名全銜方式處理。

第3步 公文附件不亂送
  • 得於網路查詢下載之文件,勿再隨文發送。

 

  • 受文者應收之附件各不相同者,請分別辦稿或分別附送紙本。

第4步 減少複製來文附件
  • 直接利用來文附件填報回復資料隨稿陳判,無須重複複製。

 

  • 來文附件須轉發他機關者,直接利用來文附件隨稿陳判,無須重複複製。

 

  • 歸檔文稿,同一種附件以1份為限。

第5步 減少影印佐參資料
  • 簽辦公文須附陳前案資料佐證或供參時,儘量以調閱檔案原卷附陳方式為之。

 

  • 如以前案抄本或影本附陳者,其總頁數不得超過5頁。

第6步 減少附送簽到名冊
  • 函發會議紀錄,非屬必要無須檢附「出列席者簽到名冊」。

第7步   內部會辦不行文
  • 同一機關內部各單位洽辦公務時,應以便箋、原文影印分送會簽,或以電子方式處理。

 

  • 機關內部通報性質之公文,得利用機關內部網路,以公務訊息郵件方式告知。

第8步 下列性質公文應刊登員工電子公布欄
  • 首長到任就職通知。

 

  • 地址、電話變動通知。

 

  • 年度發文代字號通知。

 

  • 通報性活動通知。

 

  • 其他適合登載電子公布欄之通報周知性公文。
 

第9步 內部遞送公文,宜使用送文簿
  • 同一機關內各單位傳送公文,以送文簿代替簽收清單。

第10步 來函轉知所屬,應摘要轉達
  • 上級機關來文,函請轉知所屬,應將來文及附件了解後,摘要引敘,非必要不須全部照轉。

第11步 落實電子化會議之執行
  • 會議前以電子方式傳遞會議資料,會議時以電子設備顯示會議資料(例:投影)取代紙本資料之列印。