臺北市政府秘書處-文書處理-減紙小撇步

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減紙小撇步

減紙小撇步　節能救地球
第1步　雙面列印公文書
公文書請採雙面列印（書證類、公告類除外）。
第2步　機關群組不展開
受文者得以群組名稱表示者，應直接以該群組名稱呈現、列印或轉交換檔，不可將群組展開。
受文者如得以明確之總稱概括表示時，應避免採分別逐一書名全銜方式處理。
第3步　公文附件不亂送
得於網路查詢下載之文件，勿再隨文發送。
受文者應收之附件各不相同者，請分別辦稿或分別附送紙本。
第4步　減少複製來文附件
直接利用來文附件填報回復資料隨稿陳判，無須重複複製。
來文附件須轉發他機關者，直接利用來文附件隨稿陳判，無須重複複製。
歸檔文稿，同一種附件以１份為限。
第5步　減少影印佐參資料
簽辦公文須附陳前案資料佐證或供參時，儘量以調閱檔案原卷附陳方式為之。
如以前案抄本或影本附陳者，其總頁數不得超過5頁。
第6步　減少附送簽到名冊
函發會議紀錄，非屬必要無須檢附「出列席者簽到名冊」。
第7步內部會辦不行文
同一機關內部各單位洽辦公務時，應以便箋、原文影印分送會簽，或以電子方式處理。
機關內部通報性質之公文，得利用機關內部網路，以公務訊息郵件方式告知。
第8步　下列性質公文應刊登員工電子公布欄
首長到任就職通知。
地址、電話變動通知。
年度發文代字號通知。
通報性活動通知。
其他適合登載電子公布欄之通報周知性公文。

第9步　內部遞送公文，宜使用送文簿
同一機關內各單位傳送公文，以送文簿代替簽收清單。
第10步　來函轉知所屬，應摘要轉達
上級機關來文，函請轉知所屬，應將來文及附件了解後，摘要引敘，非必要不須全部照轉。
第11步　落實電子化會議之執行
會議前以電子方式傳遞會議資料，會議時以電子設備顯示會議資料（例：投影）取代紙本資料之列印。